University of Vienna

Der gesamte Bestell- und Freigabeprozess wird heute vollständig über pitFM abgewickelt – von der Bedarfsanforderung bis zur fertigen Bestellung. Die fertigen Bestellungen werden automatisch an SAP übergeben, wodurch ein durchgängiger und transparenter Prozess zwischen CAFM-System und ERP-System entsteht. So werden Medienbrüche vermieden, Genehmigungen digitalisiert und Abläufe im Einkauf deutlich beschleunigt.
Mit dem integrierten Ticketprozess werden Anforderungen direkt über das Webportal erfasst.Von der Bedarfsanforderung als Ticket über die Erstellung und Verwaltung interner und externer Aufträge bis hin zur fertigen Bestellung laufen alle Schritte zentral über pitFM.
Auch der Störmeldeprozess ist vollständig digitalisiert: Störungen können online gemeldet werden und werden anschließend durch interne Mitarbeiter oder externe Dienstleister behoben. Dieser durchgängige Workflow sorgt für eine schnelle Reaktionszeit, eine lückenlose Dokumentation und eine höhere Servicequalität.
Das Raum- und Objektmanagement in pitFM bildet sämtliche Gebäudestrukturen der Universität Wien ab.Zusätzlich ermöglicht das Anlagenmanagement die Verwaltung aller technischen Anlagen – von der Wartungsplanung bis zur Störungsbehebung.
Alle relevanten Informationen stehen zentral zur Verfügung und bilden die Grundlage für effizientes Gebäudemanagement und präventive Instandhaltung. Über pitFM wird eine Plattform bereitgestellt, über die auch externe Betriebsführungen das Management kompletter Gebäude übernehmen können. Diese Struktur erlaubt eine einheitliche, sichere und transparente Arbeitsweise für alle beteiligten Partnerunternehmen.

SAP-Integration
Durch die Schnittstelle zu SAP werden Budgets, Firmendaten, Konten und weitere Informationen automatisch abgeglichen. Die Integration sorgt für Datenkonsistenz und ermöglicht eine durchgängige Steuerung von Prozessen zwischen pitFM und SAP – ohne manuelle Nacharbeit.
Mit den mobilen Anwendungen von pitFM können Mitarbeitende im Instandhaltungs- und Raummanagement direkt vor Ort arbeiten. Erweiterungen der Web-Lösung ermöglichen es auch externen Dienstleistern, Anlagen zu erfassen, Wartungsaufträge zu dokumentieren oder Störungen in Echtzeit zu melden.
Darüber hinaus wurden Lösungen im Bereich Arbeitnehmerschutz umgesetzt und das Gebäude- und Raummanagement um zusätzliche Funktionen erweitert, um alle betrieblichen Anforderungen abzudecken.
Mit pitFM hat die Universität Wien ein leistungsstarkes, integriertes CAFM-System etabliert, das sämtliche Prozesse im Facility Management, in der Instandhaltung und im Einkauf digital abbildet.
Die enge SAP-Integration, das mobile Arbeiten sowie die Abbildung externer und interner Prozesse machen pitFM zu einem zentralen Werkzeug im täglichen Betrieb der Universität.