Depenbrock Gebäudemanagement GmbH & Co. KG

Mit der Gründung der Depenbrock Gebäudemanagement GmbH & Co. KG erweiterte die Unternehmensgruppe im Jahr 2010 ihr Leistungsportfolio um die Bereiche Gebäudemanagement, Property Management, ÖPP (Öffentlich-Private-Partnerschaften) und zwischenzeitlich Baumanagement.

Schon während der Aufbauphase des neuen Geschäftsbereichs wurde die Notwendigkeit des Einsatzes einer leistungsfähigen Managementanwendung erkannt und deren Einführung 2011 durch ein umfangreiches Marktsondierungsverfahren initiiert. Bei der Auswahl einer geeigneten Software lag der Fokus auf der Durchgängigkeit und Einheitlichkeit der beinhalteten Workflows und Prozesse, welche gängigen Standards wie GEFMA und DIN in allen obengenannten Tätigkeitsfeldern entsprechen mussten.

Schwerpunkte waren die zwei Hauptbereiche technisches und infrastrukturelles FM. Über diese Kernprozesse hinaus bestand die Forderung nach IT- Unterstützung für den Bereich Property Management. Neben der Mieter- bzw. Mietvertragsverwaltung und der Nebenkostenabrechnung sollte auch die Mieterbuchhaltung für Eigentümergesellschaften durch ein integriertes Anwendungsmodul und die Einbindung externer Buchhaltungssysteme der Kunden von Depenbrock über Schnittstellen unterstützt werden. Zudem wurden Planungswerkzeuge zur Erstellung von Wirtschafts- bzw. Liquiditätsplänen und die dazugehörigen Überwachungstools gefordert.

In der Zwischenzeit wurde auch das Baumanagement abgebildet, d.h. die regelmäßige Feststellung und Bewertung des Instandsetzungsbedarfes bis hin zu Fassaden oder Dachsanierungen sowie die Projektstrukturierung und -abwicklung nach Freigabe.

In den kaufmännischen und betriebswirtschaftlichen Prozessen sollte die Software Funktionen eines ERP-Systems für die Bereiche Planung, Bestellung, Auftrags- und Rechnungsbearbeitung sowie Controlling anbieten. Außerdem wurde eine weiterführende Unterstützung bei der Betrachtung von Lebenszykluskosten erwartet.

Neben den fachprozesstechnischen Anforderungen aus dem operativen Geschäft galt es, auch die projektübergeordneten zu erfüllen. Oberste Priorität hat dabei die Lieferung einer einzelnen, integrierten Anwendung, um bereits im Vorfeld unkalkulierbaren Aufwand für Schnittstellen sowie Informationsverluste zu vermeiden. Trotzdem sollte die Anwendung offen und flexibel gestaltet sein, um es dem Unternehmensbereich zu gestatten, sich kontinuierlich an unterschiedlichste Kundenanforderungen in ihren Projekten anzupassen.

Die Bereitstellung eines internetbasierten Webclients zur Anbindung der Kunden von Depenbrock an die Anwendung sowie die Möglichkeit zur Integration in die zentralen IT-Strukturen wurde vorausgesetzt.

Im Ergebnis entschied man sich für die Beschaffung und Einführung von pitFM.