Was ist CAFM?

CAFM (Computer Aided Facility Facility Management) ist die prozessorientierte und anwenderfreundliche Unterstützung von Facility Management Prozessen – unter anderem gemäß der GEFMA-Richtlinie 100.

Eine CAFM-Software unterstützt Anwender bei der strukturierten Abwicklung ihrer Aufgaben und lässt sich flexibel an individuelle Prozesse, Betreiberkonzepte und Organisationsstrukturen anpassen.

Warum viele FM-Prozesse an ihre Grenzen stoßen

Viele Organisationen, die nach einem CAFM-System oder einer CAFM-Software für das Facility Management suchen, stehen vor wiederkehrenden Problemen: Die Anzahl an Gebäuden, technischen Anlagen, Wartungen und Dienstleistern wächst – während Prozesse unübersichtlich, Medienbrüche alltäglich und Informationen auf mehrere Systeme verteilt sind. 

Ein bekannter Stolperstein in CAFM-Projekten ist die fehlende zentrale Datendrehscheibe. In vielen Organisationen haben sich über Jahre hinweg unterschiedliche Einzellösungen für das Instandhaltungsmanagement, Dokumentenmanagement, Ausschreibungen oder ERP-Systeme entwickelt. Die Mitarbeitenden und externe Facility Management-Dienstleister arbeiten oft in verschiedenen Anwendungen oder parallel analog und digital. 

Die Folge? Mehrfachpflege, Zeitverluste und fehlende Transparenz bei wichtigen Aufgaben. Besonders bei Wartungs- und Prüfprozessen führt dies zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand und Verzögerungen. Ohne eine zentrale Plattform kann die Übersicht über Aufgaben, Zuständigkeiten und aktuelle Informationen fehlen, wodurch die Effizienz der Facility-Management-Prozesse eingeschränkt wird.

Praxisbeispiel: BLB NRW

pitFM setzt genau hier an und bringt alle relevanten Facility Management Prozesse in einem durchgängigen Workflow zusammen. Ein praxisnahes Beispiel hierfür ist der Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW (BLB NRW). Als einer der größten Immobilienbetreiber im öffentlichen Sektor ist, der BLB NRW für über 4.000 Gebäude, rund 48.000 technische Anlagen sowie mehr als 50.000 Wartungs- und Prüfaufträge pro Jahr verantwortlich. 

Über viele Jahre hinweg kamen unterschiedliche Softwarelösungen zum Einsatz, wodurch Daten redundant vorlagen und Prozesse nicht durchgängig digital abgebildet werden konnten. Besonders die Zusammenarbeit mit einer großen Anzahl externer Facility Management-Dienstleister führte zu Medienbrüchen und fehlender Transparenz. 

Um diese Stolpersteine zu überwinden, hat sich der BLB NRW für die Einführung eines CAFM-Systems als zentrale Plattform für das Gebäudemanagement entschieden. Durch pitFM wurde eine CAFM-Lösung etabliert, die relevante Facility Management-Prozesse – von der Stammdatenverwaltung über Instandhaltungsmanagement bis hin zur Dienstleistersteuerung – in einem durchgängigen digitalen Workflow zusammenführt. Die Anwender und externe Dienstleister greifen jetzt medienbruchfrei auf dieselben Informationen zu, unter Einhaltung genauer IT- und Sicherheitsanforderungen. 

Die Lösung: pitFM als zentrale CAFM-Plattform

Das Praxisbeispiel zeigt, welchen Mehrwert ein lösungsorientiertes und nachhaltiges CAFM-System bieten kann: Mit pitFM erhalten Sie eine durchgängige CAFM-Lösung für intelligentes, digitales Facility Management, die sich genau an Ihre Rolle, Ihre Aufgaben und Ihre täglichen Anforderungen anpasst. 
Ob Sie als Mitarbeiterin Gebäude und Anlagen verwalten, Wartungen planen oder externe Dienstleister steuern – pitFM bietet die passende Oberfläche: pitFM Expert für komplexe Aufgaben, pitFM Smart für Standardprozesse und pitFM 2GO für mobile Einsätze. Durch das gemeinsame Datenmodell arbeiten die Beteiligten auf Basis derselben Informationen. Das sorgt für maximale Transparenz, weniger Doppelarbeit und eine deutlich höhere Effizienz im Facility Management.