pit-cup GmbH
   
 
   
 

pit - EVIS

 



pit - EVIS - Wissen, was wichtig ist.

Mit evis werden mehrere zentrale Aufgaben des Veranstaltungsmanagements in einer völlig neuen Software - Architektur gelöst. Aus diesem Ansatz heraus richtet sich evis an verschiedene Zielgruppen, deren Herausforderung im Kern die Bewältigung von hunderten, teils parallelen Veranstaltungen mit allen vernetzten Informationen darstellt:

  • evis für Veranstaltungsbetriebe: Veranstaltungszentren, multifunktionelle Hallen, Sportstätten, Kongress- und Konferenzhäuser, kommunale Veranstaltungsbetriebe – mit oder ohne eigener Infrastruktur
  • evis für Konzerthäuser: klassische Konzerthäuser mit mehreren Sälen, umfangreichem künstlerischen Eigenprogramm inkl. Abo - Zyklen sowie Vermietung an externe Veranstalter
  • evis für Orchester: Orchester mit fest angestellten Musikern ("Kulturorchester") oder freie Orchester bzw. Ensembles inkl. Eigenveranstaltungen und Tournee - Projekten
  • evis für Festivals: nationale und internationale Festivals aus den Bereichen Musik, Theater, Tanz, Film, Sport u. a.

Zentrale Herausforderung vieler Unternehmen aus diesen Zielgruppen ist die einmalige, einheitliche und vernetzte Darstellung aller Informationen ohne Aufsplittung auf dutzende Excel - Sheets, Word - Dokumente und voneinander unabhängige Datenbank - Anwendungen. Mit evis liegen sämtliche Informationen an einem zentralen Ort – ob Veranstaltungsdaten und Räume, Marketing, Kontakte, Geschäftsdokumente, künstlerische Informationen und Personaldisposition. Ob der Anwender ein klassisches Konzerthaus ist, eine multifunktionelle Arena, ein Orchester oder ein Festival – evis nimmt Termine, Räume und Inhalte und verdichtet Sie zu jenen Informationen, welche die tägliche Arbeit erleichtern.

Je nach inhaltlicher Schwerpunktsetzung kann der Anwender aus folgenden Modulen wählen:

  • Veranstaltungs- und Raummanagement
    • detaillierte Anlage von Veranstaltungsstätten, Räumen und Raumgruppen (sowohl in eigener Bespielung als auch eingemietet)
    • flexible Oberflächen über Karteikarten-, Scheduler- und Outlook- Ansichten
    • Verwaltung von Alternativterminen und Optionen über Status - Informationen
    • Zuweisung beliebig vieler Kontakte zu den einzelnen Projekten
    • Workflow - Steuerung über Statusmeldungen und Übergabe-Informationen zwischen Mitarbeitern und Abteilungen
    • Anlage von HTML - formatierten Prosa - Informationen zur Übergabe an das Marketing
    • Prüfroutinen für Konflikte bei Mehrfachbuchungen von Räumen
    • Kategorisierung von Veranstaltungen über frei definierbare Kriterien
    • Synchronisation aller Termine mit Exchange Server, Outlook und Smartphones
  • Vermietung
    • Definition von Standardleistungen aus den Bereichen Technik, Catering und Personalbereitstellung
    • Einzelverrechnung und Pauschalangebote nach den Wünschen des Mietkunden
    • Erstellung aller kaufmännischen Dokumente mit individueller Anpassung und Rechnungssplitting
    • Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung inkl. Übergabe aller Dokumente ohne zusätzliche Erfassung im Rechnungswesen
  • Adress- und Kontaktmanagement
    • gezielte Unterscheidung in Personen, Mitarbeiter, Ansprechpartner und Organisationen
    • zahlreiche Zusatzfelder aus der Praxis für Darstellung von Namen, Organisations - Bezeichnungen, Zusätzen u. ä.
    • flexible Verknüpfung zwischen Organisationen, Abteilungen und Ansprechpartnern ohne Mehrfachanlage
    • beliebig viele Zuordnungen von Telekom-Kontakten und Postadressen zu jedem Kontakt
    • Anlage von Adress - Beziehungen zur nachvollziehbaren Darstellung von Kontakten
    • Kategorisierung aller Kontakte über frei definierbare Kriterien
    • Synchronisation aller Kontakte mit Exchange Server, Outlook und Smartphones
  • Marketing-Tools
    • Schnittstelle Homepage - Konzertkalender – keine zusätzliche redaktionelle Arbeit im CMS
    • Erstellen, Texten und versenden von personalisierten Newslettern direkt aus evis
    • Management aller Drucksorten inkl. Vorlauf, Aufgaben und Postverteiler
    • Erstellung von personalisierten Mailings
    • automatische Ausspielung der veranstaltungsbezogenen Informationen auf Facebook und Twitter
    • Erstellung von kompletten Medienplänen
    • Schnittstelle zu Ticketing - Systemen
  • Werke, Interpreten, Noten und Instrumente
    • Erfassung von Werken mit beliebig vielen Urhebern inkl. Instrumentierung und Besetzung
    • Anlage von Interpreten inkl. Fächer und flexibler Darstellung für Kommunikation
    • Verwaltung des kompletten Notenmaterials nach Eigen- und Leihmaterial, Status und Art des Materials
  • Orchestermanagement
    • Verwaltung aller Musiker - Stammdaten inkl. hinterlegter Vertragsdetails nach TVK
    • Grobplanung von Spielzeiten in weiterer Zukunft
    • Feinplanung der kommenden Wochen und Monate
    • Dienstplanung, -einteilung und -abrechnung über komfortable Webtools
    • Tournee - Management inkl. Hotel- und Reisebuchungen
  • Kalkulation, Budgetierung und Controlling
    • Grobkalkulation mit Schätz- und Zielwerten für die mittel- und langfristige Planung
    • Feinkalkulation für konkrete Projekte in naher Zukunft
    • Erstellung aller Künstlerverträge unter Berücksichtigung von Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Sozialversicherung
    • Soll- / Ist- Vergleiche auf Projekt- und Unternehmens - Ebene
    • Mehrjahresvergleiche nach Projektart, Budgets und Abteilungen
  • Mobile Applications
    • Programmierung und Design von kundenspezifischen Handy - Applikationen
    • unterschiedliche Applikationen sowohl für den Publikumsbereich als auch für interne Workflows
    • volle Einbindung der evis - Datenbank ohne redaktionellen Mehraufwand für die Verfügbarkeit von Veranstaltungskalendern

 

Weitere Informationen finden Sie bei unserem Vertriebspartner more dimensions gmbh.


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Fax +49 (0) 62 21 / 53 93 - 11


 
 
   
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